TeamDoc文檔管理系統技術支持及常見問題解答

  Q-1:TeamDoc使用起來容易嗎?
  TeamDoc使用是如此的簡單,任何人都可以在三分鐘內學會如何使用。普通員工在TeamDoc客戶端輸入管理員分配的帳號和密碼登錄后,和操作“我的電腦”的方法基本一樣。管理員在網頁登錄TeamDoc后,設置一下自己單位有哪些部門和人員即可。

  Q-2:TeamDoc是如何工作的?
  TeamDoc完整封裝了微軟Office、WPS的功能、封裝了PDF、封裝了圖片編輯。對于非以上類型的文件,將調用系統默認程序。當您需要發布一個文檔的時候,請登錄TeamDoc客戶端,瀏覽到那個文件,選擇打開即可導入,此時TeamDoc自動幫您將這個文檔加密保存在服務器上,您可以設置這個文檔共享給哪些部門或用戶,他們分別具有什么樣的權限,權限包括:是否可編輯、是否可打印、是否可拷貝、是否可另存到系統之外等。整個使用過程將是異常輕松愉快的。

  Q-3:TeamDoc的系統架構是什么?
  TeamDoc采用服務器+客戶端的工作模式。服務端采用IIS和SQL Server 作為載體,客戶端可以通過互聯網或者局域網連接服務端,實現真正意義上的文檔集中存儲與安全共享??蛻舳饲擅罘庋b了微軟的Office、PDF等工具,在完全不影響用戶使用習慣的前提下,創新性地完美實現了包括禁止拷貝,禁止打印在內的文件防泄密機制。

  Q-4:TeamDoc與OA系統的區別是什么?
  更簡單而非更復雜是我們一貫的追求。OA辦公自動化系統很多都是大而全的,往往把簡單的事情弄得很復雜,部署和使用要經過大量的培訓,簡單的發文也要涉及復雜的審批流程。即便如此,文件如何防泄密,如何讓一個人既能完整地看文檔的同時又能禁止拷貝、禁止另存、禁止打印,仍然是絕大多數OA系統永遠不可能完成的任務。
  TeamDoc從設計之初就牢記自己的使命,真正適合絕大多數的中小企業需要。TeamDoc的使用秉承最簡單的原則:以文檔創建者為中心,文檔創建者決定此文檔共享給誰,并設置是否可編輯、是否可拷貝、是否可打印等權限。創建者的上級領導可以決定改變創建者的共享設置或回收創建者的權限。TeamDoc不涉及任何讓人難以理解的流程和環節,無需培訓,普通用戶也能在三分鐘內將輕松駕馭TeamDoc。
  TeamDoc同時也具備OA系統的部分功能,比如:協同編輯、文件分發、版本追蹤、日志查看等功能。普通的中小型企業完全可以用TeamDoc代替OA系統。

  Q-5:TeamDoc與所謂的透明加密軟件或其它文件(夾)加密軟件有什么區別?
  TeamDoc正如它的名字一樣,是一款團隊工作軟件,體現的是文檔協同編輯,集中安全存儲,分級權限控制與文檔快速檢索定位。普通的文件(夾)加密軟件只適合個人使用,無法交流與安全共享,而所謂的透明加密軟件試圖在不改變用戶操作習慣的基礎上實現后臺單機自動加密,姑且不論技術上是否成熟,有無藍屏死鎖文件等隱患,單從仍然是單機工作這一點,亦無法與TeamDoc媲美。另外,所有的這些加密軟件都無法防止打印,阻止拷貝,也沒有共享權限設置的概念,與TeamDoc完全不具備可比性。

  Q-6:TeamDoc支持哪些格式的文件?
  TeamDoc支持所有類型的文件。TeamDoc設計之初就考慮的是為中小企業建立一款真正實用且通用的文檔管理系統,TeamDoc文檔管理軟件可以將所有類型的文檔都導入至系統中,關鍵文檔全部在企業服務器中加密存放。針對廣泛使用的Word、Excel、PowerPoint、PDF文檔 和常用的圖片格式(jpg/bmp/gif)實現文件權限設置,文檔只能被有權限的用戶接觸到。支持從Office 2000到Office 2010及之后各個版本。

  Q-7:我應該怎么樣最快把現有的文件弄到TeamDoc里面?
  登錄TeamDoc客戶端,在“我的電腦”里面把您要導入的文件選中(可以多選),拖到TeamDoc窗口里面即可。您也可以在TeamDoc上雙擊導入“按鈕”導入文件。

  Q-8:TeamDoc系統中怎樣查看自己針對每份文檔的權限?

文檔權限  每份文檔更詳細的權限列表請鼠標右鍵點擊查看:

文檔共享權限

 

  Q-9:TeamDoc把文件存儲在哪里?安全嗎?
  TeamDoc是經過國家版權局著作權登記的文檔管理系統軟件,擁有微軟代碼數字簽名證書。TeamDoc將文件統一用單位管理員設置的密鑰自動加密保存在貴單位自己的服務器上。文件本身以及傳輸過程全部用高強度加密算法加密,即使后臺數據庫被解密也看不到文件原文。密鑰是由管理員在后臺設置后不可逆保存在服務端,普通員工根本不需要知道密鑰。解密時TeamDoc亦無法判斷密鑰是否正確,只能根據您設置的密鑰解密,解密結果是否正確也是未知的,但是只有解密正確了,用戶才能看到文檔,否則將得到一堆無用的亂碼。您在試用階段可以通過更改密鑰的方式驗證此前文檔是否能夠被正確打開來驗證這一點。

  Q-10: TeamDoc要求怎樣的使用環境?
  服務端:Windows 2003 Server、Windows Server 2008/2012/2016,SQL Server 2012及以上版本的數據庫。
  客戶端:安裝了微軟Office軟件的Windows XP、Vista、Windows 7/8、Windows 10系統的計算機。
  網絡環境:支持通過局域網或互聯網訪問服務端,能上網就能用,實現全球移動辦公。

  Q-11:系統管理員的權限是無窮大嗎?他是否什么文檔都能看?
  TeamDoc系統管理員工作界面不涉及任何文檔,系統管理員所做的僅僅是設置用戶,設置部門等操作,即使是系統管理員也絕對沒有辦法看到不屬于他看的文檔。而系統管理員所做的每一步都是被日志詳細記錄并可被調閱的。

  Q-12:TeamDoc備份機制是什么?
  因為所有文檔都加密保存在服務端,所以,備份服務端數據就顯得格外重要。請使用SQL Server自身的備份工具自行備份服務端數據到備份媒介中,詳請閱讀SQL Server手冊,或參考專業備份硬件廠商的建議。

  Q-13:購買后的正式版如何手動修改TeamDoc客戶端的打包配置參數?
  正式版的TeamDoc,在服務器端安裝完成后,會自動生成一個客戶端安裝包。正常情況下,使用這個生成的包安裝,就能順利登錄到TeamDoc服務器。由于種種原因,如:內網地址變化,IIS服務器端口變化、客戶端需要通過互聯網訪問TeamDoc服務器等原因,需要在修改客戶端參數后,再執行客戶端安裝才能登錄TeamDoc服務器,手動修改客戶端安裝包的步驟如下圖所示:

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  Q-14:如何自定義TeamDoc客戶端登錄界面的Logo圖片?
  TeamDoc客戶端登錄界面的Logo圖片是可以自定義的。設置方法如下:將您的Logo圖片命為Banner.jpg,拷貝到TeamDoc客戶端安裝后的文件夾(默認是”C:\Program Files\TeamdocClient\”)即可。請注意您的Logo圖片大小應該是392 x 78。

  Q-15:忘記了TeamDoc的密碼怎么辦?
  普通用戶忘記密碼:由單位管理員重置密碼即可。所有重置密碼操作都被記錄在日志里。
  管理員忘記密碼:由管理員自行在數據庫重置密碼。
  請注意:所有密碼是不可逆存貯在服務端,所以密碼永遠不能被找回,只能重置密碼。

  Q-16:TeamDoc與WorkWin監控軟件有什么區別?
  TeamDoc與WorkWin都是南京網亞的產品。WorkWin監控軟件經過數年的發展,目前已經是中國監控軟件專業品牌,擁有數萬家客戶。WorkWin監控軟件能夠讓管理者通過一臺管理機管理所有員工機,限制員工不能做什么,知道員工在做什么,能夠監控記錄局域網中員工機的屏幕畫面,上網記錄,程序運行記錄,郵件記錄,QQ、MSN聊天記錄。能禁止游戲,禁止BT下載,禁止亂裝軟件,只允許運行與工作有關的軟件。
  WorkWin具備禁止優盤,監控文件拷貝記錄,具備文件強制備份等功能。TeamDoc實現文檔的集中安全存儲與有序管理,防泄密,防擴散。二者如果能夠結合使用,將為您的企業安全保駕護航,徹底解決一切潛在安全隱患,促使您事業騰飛。