TeamDoc企業文檔管理軟件典型應用場景

  以下是TeamDoc文檔管理軟件的典型應用場景:

  公司有很多財務報表,合同文檔,客戶資料等,這些是公司的絕密資料,既然是文檔總要給人看,既然給人看又怎么能防止泄密呢?你還在用共享文件夾、優盤拷貝、電子郵件這樣的原始的方式傳播如此重要的文檔嗎?那您真是徹底OUT了!員工跳槽,計算機病毒、木馬時時刻刻在嚴重影響文檔的安全!使用TeamDoc可以解決文檔的安全共享問題,重要的文檔被安全存儲在公司服務器上,通過TeamDoc客戶端,有權限的員工才可以接觸到這些文件,最重要的是:他們只能閱讀,不能拷貝、不能截屏、不能打印、不能另存帶走!公司的某些文檔也許可以被設置為允許打印和導出,但是必須有日志,誰看過,誰打印過,誰導出過都有詳細日志記錄。

  小王必須把一份方案發給幾個同事共同完善此文檔,之前只能通過電子郵件或聊天軟件傳文件,優盤拷文件的方式分發。每個人修改了什么不清楚,幾個同事之間也互不清楚修改進度。有了TeamDoc,小王可以在系統內分發此文檔給指定的同事,每個同事修改形成的版本這幾個同事之間都可以追蹤并直觀的被看到。更絕的是:王先生在發布這個文檔的時候可以設置某些編輯者只能打字輸入,不能拷貝、打印和另存,杜絕了文檔泄密的可能。

  孫總需要發文給所有中層干部,在TeamDoc文檔管理系統平臺上,只需點一下“中層干部”群組,所有中層干部登錄后將能看到這份文件,更重要的是,孫總可以知道這份文件被誰在什么時間看過了,誰還沒有看。

  銷售部的小張使用TeamDoc共享了一份文檔給開發部的李工程師和財務部的孫會計。小張所在銷售部的王科長通過TeamDoc觀察到了他的屬下的這個舉動,在審核了該份文檔后,王科長認為此文檔不能給李工閱讀,便直接取消了針對李工的共享。

  行政部需要把電子版的員工手冊公布給所有員工,在使用TeamDoc前只能通過電子郵件群發或者通過共享文件夾的形式發布,使用TeamDoc后,所有員工登錄系統就能看到這份文件。

  公司有很多各種類型的文檔,以前都是凌亂存放在各個地方的,現在可以統一存放在TeamDoc文檔管理系統里,檢索起來十分方便,員工可以按分類列出或快速在海量文檔里面模糊檢索關鍵字找到所需的文件。

  小李經常要出差,工作用的私人文件以前只能放在優盤里,很不安全,也不方便,現在可以放入自己在TeamDoc系統的私有文件夾了,在任何可以上網的地方,登錄TeamDoc都能查閱包括自己的私有文件在內的文件。即使在外地小李也能看到公司同事新共享給他的文件。

  技術部的王工跳槽了,沒有TeamDoc系統的話,公司也許會擔心他接觸到的文檔的安全,有了TeamDoc,直接封掉王工的TeamDoc帳號就可以。王工的所有文件仍然在系統內,而王工再也無法接觸這些文檔。

  計算機時代,IT技術人員權限真的好大,會不會公司任何文件都能被他看到?TeamDoc系統管理員界面不涉及任何文檔,系統管理員所做的僅僅是設置用戶,設置部門等操作,即使是系統管理員也絕對無權看到不屬于他看的文檔。而系統管理員所做的每一步都是被日志詳細記錄并可被調閱的。