文件加密儲存,電子文檔需集中管理—- TeamDoc文檔管理軟件部署方案

  如何防止人為因素造成的企業數據泄露?最近信息部發現很多數據泄露都源自于簡單的人為錯誤,員工無意或者惡意的泄露公司的機密文檔,這意味著電子文檔集中控管、數據訪問權限控制在保護企業重要信息方面發揮著關鍵作用。TeamDoc文檔管理軟件以“事前主動防御、事中及時控制、事后及時追蹤、全面杜絕泄密”為設計理念,以加密技術為核心,結合多種網絡信息安全技術,建立完善的企業文檔管理解決方案。
  文檔管理軟件部署方案應從以下幾點考慮:
  (一) 企業先將各部門電子文檔進行分類,對“涉密數據”進行定義,確定哪些電子文檔需要保護追蹤;
  (二) 確定涉密數據在企業系統中的存放位置,企業應清楚確定有多少數據存放在員工的計算機、公司的服務器或數據庫等;
  (三) 清楚掌握數據的位置,便能為數據的流出、流入提供實時的監控及保護,包括復制粘貼,打印,電子郵件,即時消息等途徑發放的資料;
  (四) 數據泄漏很多時都是人為所致,因此企業必須制定員工傳送機密文檔和編輯電子文檔的權限;
  (五) 企業亦需監控數據被送達的地方是否安全,如商業伙伴或網上電子郵件等;
  (六) 最后,企業必需注意員工運用什么途徑傳送電子文檔,這些途徑包括所有移動儲存硬盤和通訊工具傳送等。
  TeamDoc文檔管理軟件部署方案: 
 ?。ㄒ唬┪臋n集中加密儲存,消除涉密文檔分散存儲帶來的安全隱患
  部署TeamDoc電子文檔集中管理平臺后,所有員工機上的文檔都加密儲存在服務器電腦上,防止涉密文檔外泄,同時起到一個集中備份的功能,有效的遏制惡意刪除重要文檔,保證了文檔儲存的安全性。
 ?。ǘ┪臋n進行清晰的權限劃分
  部署TeamDoc文檔加密軟件可以設定文件訪問權限,根據設定的權限等級進行分級設定,比如經理可以對信息部長設定權限,信息部長可以對網管設定權限,網管可以對員工設定權限。并且在特殊情況下可以收回指定權限。權限進行明確細分,此文檔可查看可編輯,可查看不可編輯,可編輯不可拷貝,可編輯可拷貝,是否可打印,是否可刪除等。
 ?。ㄈ┰诮y一的服務器上進行安全共享和協同編輯
  文檔在服務器上進行權限設置后,哪些員工可以共享此文件,避免了傳統網上鄰居文件共享帶來的不安全因素。有權限的員工在服務器上都可以清晰的看見文檔,輕松實現協同編輯,體驗員工間相互合作帶來的成效。
 ?。ㄋ模崿F文檔整個生命周期的控管
  TeamDoc文檔加密軟件可以實現版本全方位追蹤,記錄文檔產生的具體時間和編輯者,在何時被何人進行編輯修改,產生了幾個歷史版本,何人在何時拷貝或者打印此文檔,到最后文檔被安全刪除,文檔的整個生命周期都被完整記錄和管制。