企業文檔管理工作的現狀,TeamDoc成為文檔管理工作中的重要工具

  企業辦公自動化的迅速發展,文檔管理工作出現新的變化和考驗。

  挑戰一:文檔管理從實態管理向虛態管理轉變
  企業信息化帶來了一場文檔管理的革命,是對傳統文檔管理的超越。檔案管理員在過去眾所周知,每個部門都會配備一至多個檔案管理員來保管企業的內部文檔,企業分出一件空間超大的辦公室放上書架,管理員對文檔資料進行編號整理,調閱時根據編號查找。今天這樣的局面也許只有在圖書館才會出現,這種辦公時代已經結束了。與傳統文檔相比,電子文檔具有先進性,也具有神秘性,具有高深莫測的虛擬性,可以說是文檔存在方式與發展的高級形態?,F在企業內部文檔大多以電子文檔的形式保存在員工的電腦硬盤或者公司的服務器上。

  挑戰二:文檔信息對設備系統的依賴影響信息可讀性
  傳統文檔以紙張為載體,可直接閱讀,文檔管理員僅需要做好紙張防蛀和文檔修補的工作,而電子文檔的信息以二進制數字代碼的形式記錄于磁盤、光盤等載體上,其數字化信息形態決定了文檔信息在存儲過程中需要編碼,在檢索和閱讀過程中需要解碼,而這一切均需借助于一定的軟硬件系統,否則電子文檔既無法產生,也無法閱讀。硬件的損壞概率大的驚人,所以聰明的員工養成了每天備份自己電腦上重要資料的習慣,只是有些時候難免有所遺忘。并且計算機系統環境的變化莫測使得看來保存完好的文檔就是不可讀,這些都是再正常不過的事情。

  挑戰三:文檔信息的生存環境存在安全隱患
  電子文檔通過網絡在傳輸過程中隨時存在被感染的風險,文檔在計算機中生成處理,所以電子文檔受到網絡和計算機的雙重威脅??v使電子文檔能夠做到“獨善其身”,在一方面遭受網絡黑客、木馬、惡意插件侵犯,薄弱的防火墻根本不足以抵擋這類不請自客;另一方面文檔在儲存的時候我們習慣用優盤進行拷貝,電子郵件互發,誰又能保證這些操作是安全的,可能電腦里的全部文檔都毀于一旦,所以文檔信息的生存環境可以說險象環生。

  挑戰四:網絡的開放性容易造成商業機密的泄露
  傳統的文檔管理員可以對借閱文檔資料的員工進行權限設置,銷售部的員工不可能借閱到生產技術的流程圖和核心技術的文檔,并且不同部門的文檔都分開保管。當代企業網絡的開放性,公司利用共享服務器的方式共享企業內部文檔,人人都能看到內部資料,這無疑是很危險的。難怪現在法庭上關于商業機密泄露的案件越來越多。

  挑戰五:文檔的版本信息和維護變得異常艱難
  傳統的文檔以紙質形式的存在,上面落款均有編輯者姓名,印章和字跡,核查工具雖然較為繁瑣,但是文檔資料真實可靠。電子文檔信息內容和承載體可以分離,被增刪、修改后可不留痕跡,可以在不同的計算機和載體之間傳遞和復制,在不同時期會產生各個歷史版本。員工甲把資料傳給員工乙后,刪除了此文檔,員工乙無意中不小心也刪除了文檔,那這篇文檔就需要重新編輯,大大的浪費人力資源。惡意刪除文檔的現象也不是不存在。

  挑戰六:海量文檔檢索影響辦公效率
  整理文檔費時,辦公自動化遭遇文檔管理瓶頸。員工快捷需求促使文檔管理尋找新的出路,過去文檔檢索根據卷宗編號在書架上一排排的查找,網絡環境下,要求把大量的現有文本信息輸入到計算機上,建立數據庫,以便利用全文檢索系統或超文本檢索系統自動進行高速索引處理。

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