TeamDoc文檔管理軟件——企業文檔管理系統的理想選擇

  在當今激烈的商業環境下,企業在發展壯大過程中投入了大量的人力,物力,資金,形成了具有相當競爭優勢的核心知識資產。隨著企業信息化建設和電子商務時代的到來,核心知識資產大多以電子文檔的形式存在,保護這些電子文檔就是保護企業核心競爭力。

  如果您的企業還是停留在只使用簡單的文檔處理排版軟件,制作工作表軟件,創建幻燈片,收發電子郵件軟件的基礎上,那么試問您如何保護企業的商業機密?不同部門的文檔如何歸類,如何實現文檔統一集中管理?追求辦公效率的當下,海量文檔如何快速定位?在各種辦公軟件應用游刃有余的同時,我們還需要考慮這些涉及商業機密文件不受非授權人的訪問,感染惡意代碼和病毒,以及防止我們的文件被共享的對象將其濫用。是否擁有一款好的文檔管理系統無疑是企業重點考慮的問題。

  在廣大客戶的激勵與期盼下南京網亞計算機有限公司繼WorkWin企業監控軟件后再次重磅推出TeamDoc文檔管理軟件,秉承了WorkWin高效,易用,功能強大的特點,成為企業文檔管理系統的理想的選擇。

  (一)文檔加密存儲,安全共享
  一直以來,大多數企業都依賴于購置一臺電腦來作為辦公室網絡的服務器,提供了非常典型的“文件夾共享”服務方式,用戶已經習慣了“文件夾共享”訪問方式。在給企業帶來方便的同時也埋下了很多安全隱患。超過50%以上中小企業用戶都是采用這一模式,暴露出的問題也基本一致。用于文件存儲的企業服務器存儲空間告急,文件是否常常被誤刪除?企業服務器上的文件是否被隨意復制,機密文檔不再安全?傳統落后的共享服務器方式早已無法勝任企業的文檔管理需求,那么使用專業的企業文檔管理軟件便成為理想的選擇。

  TeamDoc文檔管理軟件具備出色的文檔加密存儲功能,針對廣泛使用的Word和Excel文檔,實現高強度自動加密,文檔只能在企業網絡環境內使用。無法被非法拷貝或打印,一旦離開企業網絡環境將無法被打開。文檔創建者或管理者有權決定不同的文檔共享給哪些不同的用戶,沒有權限的用戶無法打開共享文件。

  (二)文檔防泄密,防拷貝,防打印
  對于企業來說,文檔信息因用戶原因導致資料丟失,或因黑客蓄意竊取而導致資料外泄,輕則將蒙受財產損失,重則將遭受包括聲譽、前途、甚至生命等方面的威脅,文檔關乎著企業的生存發展。圍繞終端進行網絡封堵、外設限制、傳輸加密、移動存儲管理,例如封堵USB端口防止拷貝打印等,在現實操作上存在很多的問題?;诮K端的防泄密從技術上來說是不可靠的,而且規模越大,可靠性越差,而管理難度也越大。因為基于終端的解決方案是一種封堵傳播途徑的技術,在理想的情況下,如果能夠封堵所有的文檔傳播途徑,則文檔不會被傳播出去。但現實是,一方面任何的封堵措施都有漏洞,也不可能找到所有的出口(特別是程序出口),另一方,采用物理方式能輕易破解,比如拆走硬盤,操作系統雙啟動等。所以這種輕量級的解決方案是不成熟、不可靠的解決方案,它必將被重量級的基于文檔本身的解決方案代替。

  TeamDoc文檔管理軟件基于文檔安全本身考慮,不同的用戶可以有不同的權限:用戶是否具有編輯修改的權限,用戶是否具有打印拷貝的權限,用戶是否具有只讀查看的權限,用戶是否具有另存文檔的權限。TeamDoc在真正意義上實現文檔防泄密,防拷貝,防打印。

  (三)版本追蹤,協同編輯
  企業每個部門每個員工機每天會產生無數文檔,有的正在編輯,有的已經完成初稿,有的已經被送進回收站,在講究辦事效率和互相合作的辦公大環境下,如何在短時間內向上司提交一份完善的文檔在競爭激烈的商業中顯得舉足輕重。一個文檔在很多情況下都是多人同時使用,甚至編寫、更新,比如一些項目文檔。隨著文檔的一次次更新,你發給我,我發給你就變的相當頻繁。這些過程如果沒有一個好的文檔管理辦法,就容易在很多環節上出錯,又因為沒有文檔的操作記錄,最后導致錯誤的責任互相推諉。這樣就不但影響了團隊合作的效率,設置會給團隊工作帶來極大的障礙。因此,行之有效的文檔管理解決方案也應充分考慮如何促進協同工作,提升工作效率。

  TeamDoc文檔管理軟件能夠完美實現文檔快速追蹤,文檔正在被哪些用戶編輯,文檔各個時期的歷史版本,文檔被哪些用戶查看過。采用服務器/客戶機工作模式,管理員在服務器設置用戶。用戶在客戶端提交、發布、編輯、查看共享文檔,所有文檔加密保存在管理端計算機上,實現文檔的統一集中管理。

  (四)支持海量文檔快速定位
  如果企業的絕大大部分文檔都是分散于各個員工的電腦里,那么文檔丟失的風險是相當大的。因為文檔的分散,對于企業員工獲取文檔、信息,也帶來諸多的不便,有些文檔可能不知道該問誰要,或者某人出差、請假等,都將使得沒法快速便捷地獲取文檔,影響工作效率,對工作帶來不便設置阻礙。因此,建立企業的中央文檔數據中心是相當有必要的。

  TeamDoc文檔管理軟件將所有的文檔根據文檔類型,各級部門,群組人員進行清晰歸檔統一保存在服務器電腦上,內置強大導航索引欄,一目了然,支持海量文檔快速定位。

  如何選擇企業文檔管理軟件?重點還是要考查其功能是否能滿足企業文檔管理需求。對基本文檔管理功能需要做得足夠好,軟件設計足夠人性化,便于使用,容易掌握,不能讓軟件成為工作的負擔。TeamDoc文檔管理軟件期待您的鑒定和選擇。