企業管理從知識文檔管理抓起——TeamDoc文檔管理軟件提高企業的核心競爭力

  在商業競爭無比激烈的電子商務時代,知識文檔管理,人力資源管理,企業主們壓力重重,正在遭遇前所未有的嚴峻考驗。企業如何在殘酷的商業領域提高核心競爭力?不是加班加點的壓迫勞動力,不是無限制的擴張商業圈,這個時代講究的是高效。休士頓的Wholesale Electric Supply Co公司技術經理Bill Fife說,一些人非常習慣于一個應用程序、一臺服務器和一種方法。但是今天你真的要坐下來考慮一下你要如何運行你的業務并且記住你有一些選擇。你不要局限于一條道。你可以今天沿著這條路走,明天改變方向。
  很多企業在生產設備和人員招聘上極其舍得投入大量的精力和財力,但是收貨的效益卻和預期收益相差甚遠。要想提高企業的競爭力,關鍵是要有一整套合適的企業管理模式,一個好的運營模式決定企業的生存和發展。知識文檔是企業發展最根本的保障,因此企業管理應該從知識文檔管理抓起。
  企業在進行文檔管理時,通常會被三個問題困擾:
  第一,企業里的知識內容龐雜、體系繁多,而這些知識存在于不同的地方,如何通過一個統一的體系把這些知識分類就成為問題。
企業中每個員工、每個部門、每個業務單元都積累了大量的文檔。面對這么多分散在不同地方的文檔,如何通過一個完整的架構把這些文檔“框”起來?文檔分類當然需要劃分各級目錄,最好可以根據組織關系來劃分,實現管理的簡便性。
TeamDoc文檔管理軟件將企業文檔靈活按照類型分類(銷售合同、財務報表、會議紀要、技術資料),按部門分類(市場部、技術部、行政部、人事部、財務部),按群組分類(總經理、部門經理、秘書、研發人員)的目錄進行劃分。在TeamDoc文檔管理系統的平臺上,員工直接可以在軟件界面上直接導入文檔,所有員工的文檔分門別類的都統一存儲在TeamDoc的服務器上。
  第二,當所有的知識已經放在系統上統一管理起來后,該如何確保這些知識的安全性,即如何保證企業核心的知識和文化不流失的同時能在企業里得到充分的共享。
  文檔在使用過程中常常會因為員工的誤操作或者惡意篡改使得現有的文檔丟失或者不能使用,電腦上經常保存了各個文檔不同時期的歷史版本,時間一長根本不知道哪個文檔的準確性高。員工之間通過互聯網電子郵箱或者QQ直接傳送文檔、共享服務器的方式共享文檔,這都給文檔的安全性造成嚴重的威脅。各部門各員工機上的文檔都是企業的寶貴財富,有些員工在離職的時候帶走公司的機密文檔并且格式化電腦,無疑會造成巨大的損失。
  TeamDoc文檔管理軟件具有設置權限的體系,文檔創建者或管理者有權決定不同的文檔共享給哪些不同的用戶。不同的用戶可以有不同的權限:用戶是否具有編輯修改的權限,用戶是否具有打印拷貝的權限,用戶是否具有只讀查看的權限,用戶是否具有另存文檔的權限。通過文檔權限的設置,充分保證了文檔的安全性。
  第三,面對海量的知識文檔,用戶如何才能快速地定位、檢索到這些內容呢?
  企業文檔在幾百篇、上千篇的時候,員工還是能夠清楚定位他想要的文章的。當文章的數量積累到幾十萬篇,甚至更多的時候,用戶在檢索這些文檔的時候就會遇到困難,無法找到想要的東西,或者輸入主題詞后的文檔遠遠超出需求,猶如大海撈針。
  TeamDoc文檔管理軟件將員工機所有的文檔都集中存儲在一個服務器上,海量文檔能夠快速定位,通過關鍵字的查詢能夠在秒級找到需要的文檔。
  如果您的企業還是拘泥于傳統的知識文檔管理模式,在商業極其激烈的今天,你真的需要改變您的管理思路了,TeamDoc文檔管理軟件能夠提高企業的核心競爭力,聰明的選擇會事半功倍。